Coronavirus : Comment travailler à domicile, la bonne façon

Les entreprises du monde entier ont mis en place le travail à distance obligatoire. Que vous soyez débutant ou expérimenté, voici ce que vous devez faire pour rester productif.

Google, Microsoft, Twitter. Hitachi, Apple, Amazon. Chevron, Salesforce, Spotify. Du Royaume-Uni aux États-Unis, du Japon à la Corée du Sud, ce sont toutes des entreprises mondiales qui ont, ces derniers jours, mis en place des politiques obligatoires de travail à domicile dans le contexte de la propagation de Covid-19.

Et il est réaliste de penser que le passage au "bureau à domicile" deviendra la nouvelle norme pour beaucoup d'entre nous pendant un certain temps, étant donné l'annonce faite mercredi par l'Organisation mondiale de la santé que le coronavirus a officiellement atteint le statut de "pandémie".

Certains employés travailleront à domicile pour la première fois, ce qui signifie qu'ils devront trouver un moyen de rester en activité dans un nouvel environnement qui ne se prête pas forcément à la productivité. Mais il existe des moyens d'obtenir des résultats et d'éviter de devenir fou, qu'il s'agisse de la mise en place d'un bon espace de travail ou de la façon dont vous parlez à votre équipe.

Augmenter la communication

Coronavirus ou pas, la clé du travail à domicile est une communication claire avec votre patron - et de savoir exactement ce que l'on attend de vous.

"Avoir des attentes très claires en matière de communication au quotidien", déclare Barbara Larson, professeur de gestion à l'université Northeastern de Boston, qui étudie le travail à distance. "Demandez à [votre manager] s'il ne voit pas d'inconvénient à ce qu'on l'appelle dans 10 minutes pour commencer et terminer la journée. Souvent, les managers n'y ont tout simplement pas pensé"

La plupart des gens passent leurs journées à proximité de leur patron, ce qui signifie que la communication est facile et sans effort. Mais le travail à distance ne permet pas de résoudre ce problème, et les risques de rupture de communication sont encore plus grands si votre lieu de travail n'est pas habitué au travail à distance. Votre directeur n'est peut-être pas habitué à gérer les gens virtuellement, par exemple, ou votre entreprise ne dispose peut-être pas d'une suite d'outils prêts à l'emploi pour les travailleurs à distance, comme l'application de chat Slack ou l'application de vidéoconférence Zoom, explique M. Larson.

Mais même pour ceux qui y sont habitués, le travail à domicile peut donner l'impression d'être déstructuré et isolant. L'année dernière, une étude menée auprès de 2 500 travailleurs à distance par l'agence de développement de marques en ligne Buffer a révélé que la solitude était le deuxième défi le plus souvent signalé, un défi vécu par 19 % des personnes interrogées. La solitude peut faire en sorte que les gens se sentent moins motivés et moins productifs.

Ainsi, lorsque vous communiquez avec votre patron et votre équipe depuis votre domicile, il est utile de pouvoir bénéficier d'une communication plus "riche", en face à face et instantanée, explique M. Larson : appels vidéo, Skype, Zoom.

"Loin des yeux, loin du cœur peut être un réel problème pour les travailleurs à distance", déclare Sara Sutton, PDG et fondatrice de FlexJobs, un site de recherche d'emploi à distance. "Les meilleurs travailleurs à distance contactent régulièrement leurs collègues et leurs supérieurs" grâce à une série d'outils.

"Traitez-le comme un vrai travail"

Il y a aussi quelques conseils intemporels de la FMH auxquels vous pouvez faire appel. Par exemple, ce n'est pas parce que vous pouvez vous prélasser en pyjama que vous devez le faire. "Prenez une douche et habillez-vous. Considérez cela comme un vrai travail", dit Larson.

Si vous n'avez pas de bureau à domicile, faites tout ce que vous pouvez pour créer un espace ad hoc, sur mesure, exclusivement destiné au travail. "Le fait de ne pas disposer d'un bureau à domicile bien équipé lorsque les gens commencent à travailler à distance peut entraîner une baisse temporaire de la productivité", explique M. Sutton. Selon elle, des écrans doubles et un clavier et une souris sans fil la rendent plus productive à la maison.

Alors, au lieu de rester au lit avec un ordinateur portable, essayez quelque chose de plus délibéré. La solution pourrait être aussi simple que de déplacer une table de nuit dans un coin, loin des distractions, d'abaisser votre ordinateur et de vous asseoir sur une chaise droite, comme vous le feriez à votre bureau. (Attention toutefois au "cou technique" et aux autres besoins ergonomiques)

C'est aussi un signal important pour ceux qui vivent avec vous que vous êtes "au travail". Créez des limites dans votre maison que les membres de votre famille comprennent : "Quand la porte est fermée, faites comme si je n'étais pas là", dit Kristen Shockley, professeur associé de psychologie à l'université de Géorgie.

Grâce à un espace de travail dédié où vous pouvez vous concentrer, il devient plus facile d'exploiter les avantages du travail à distance. Dans une enquête menée l'année dernière par FlexJobs auprès de 7 000 travailleurs, 65 % ont déclaré qu'ils étaient plus productifs en travaillant à domicile, citant des avantages tels que la réduction des interruptions de travail de la part des collègues, la réduction des contraintes politiques au bureau et la diminution du stress lié aux déplacements domicile-travail.

Mais il est également important de réserver sa journée. Dans cette enquête Buffer, la plainte la plus citée par la FMH était l'incapacité de débrancher après le travail. Si vous ne pouvez pas vous déplacer ou entrer et sortir d'un bureau physique, ce qui délimite plus clairement la journée de travail, M. Shockley suggère des "pistes psychologiques" qui peuvent vous aider à vous mettre dans le bon état d'esprit : par exemple, prendre un café de 20 minutes le matin et faire de l'exercice juste après le travail pour ouvrir et fermer la journée.

Même si la garde des enfants n'est pas un problème, il est toujours facile, quand vous êtes à la maison, de penser : "J'ai du linge à laver, laissez-moi le faire très vite", dit-elle. "Vous devez vous mettre dans un état d'esprit qui vous permette de travailler vraiment"

Éviter de se sentir isolé

Néanmoins, même avec ces outils, la nature forcée et abrupte de la transition du bureau au domicile pourrait laisser certains d'entre eux en difficulté pour s'habituer au changement.

"Le coronavirus pousse tout le monde à ce genre de travail extrême depuis son domicile", explique Nicholas Bloom, professeur d'économie à l'université de Stanford en Californie, qui a donné des conférences TED sur le travail à distance. Selon lui, il existe deux types de travail à domicile : le travail à court terme ou occasionnel à domicile, et le travail permanent ou à plein temps à domicile. "C'est un peu comme si on comparait l'exercice léger à un entraînement de marathon", dit-il.

Ce dernier cas est encore assez rare - Bloom dit que seuls 5 % de la main-d'œuvre américaine, par exemple, déclarent qu'ils sont des travailleurs à distance à plein temps. Avec le coronavirus, on ne sait pas exactement combien de temps les gens resteront chez eux, ce qui pose des problèmes supplémentaires. Les parents, par exemple, travailleront plus dur si les enfants sont à la maison parce que les écoles sont fermées, ce qui signifie qu'une communication étroite avec les responsables - qui devront être compréhensifs - est vitale.

Un isolement prolongé pourrait également avoir un impact sur le moral et la productivité. C'est pourquoi Larson suggère que les équipes essaient de maintenir un semblant de normalité et de camaraderie par des moyens non conventionnels, comme les pizzerias virtuelles ou les happy hours à distance où les gens se connectent et partagent un cocktail sur Slack ou Skype.

"C'est une bonne façon de créer des liens - c'est un peu bizarre, mais tout le monde se sent bizarre, donc c'est amusant", dit Larson, décrivant la mentalité "nous sommes tous dans le même bateau". "Cela ajoute un peu de légèreté et de légèreté à cet environnement par ailleurs difficile"

Sutton soutient également l'idée de traduire les activités sociales au bureau en un environnement en ligne. "Célébrez les anniversaires, félicitez le public pour les objectifs atteints et les projets réalisés", dit-elle. Prenez du temps pour des conversations informelles et des discussions sur les "fontaines d'eau"

Garder le moral

Ne vous y trompez pas, nous vivons une période stressante. Les gros titres négatifs, les inquiétudes concernant les proches malades ou âgés et l'envie de paniquer en achetant du papier toilette peuvent faire passer au second plan la réponse aux courriers électroniques professionnels. Mais plus vous faites d'efforts pour communiquer avec vos collègues, plus vous avez de chances d'éviter les sentiments d'isolement, qui peuvent conduire à la dépression.

"Dans l'ensemble, une période à court terme de deux à quatre semaines de travail à plein temps à domicile serait, je pense, économiquement et personnellement douloureuse, mais supportable", déclare M. Bloom. "Une période plus longue, disons deux ou trois mois de travail à temps plein à domicile, pourrait entraîner de graves coûts économiques et de santé"

Il convient que les solutions à ce problème comprennent autant d'interactions en ligne que possible en face à face, par le biais d'appels vidéo, de contrôles réguliers des gestionnaires - en particulier pour les employés qui vivent seuls et peuvent se sentir plus isolés - et de réunions régulières sans ordre du jour, comme prendre un café ou une boisson.

Si vous êtes un manager, il vous incombe d'assurer une communication claire et il est également crucial de maintenir le moral. "Il est facile d'être stressé ou déprimé de nos jours", explique M. Larson. Si vous êtes un manager, "reconnaissez qu'il y a du stress et des difficultés". Votre travail consiste à être le meneur de claque de l'équipe"

C'est particulièrement important si les gens finissent par travailler à domicile pendant plus de quelques semaines, ce qui est tout à fait possible. "Établir une sorte de norme", dit Larson. "Maintenir le moral des gens"